視頻會議系統是通過網絡通信技術來實現的虛擬會議，是目前支持人們遠距離進行實時信息交流與共享、開展協同工作的應用系統。視頻會議通過傳送協作成員的視頻與音頻信息，極大地方便了協作成員之間真實、直觀的交流;同時，視頻會議還可利用多媒體支持協同工作中各種信息的處理，如數據共享等，從而營建一個多人共享的工作空間。
從用途范圍劃分，視頻會議系統可以分為桌面型、小組型和團體型;從實現方式劃分有硬件系統、軟硬結合系統和純軟件系統。
一般的說，視頻會議有以下這些基本的功能及應用：
1、實時音視頻廣播
優秀的音視頻交互能力。在主控模式下，由主持人選擇廣播參與會議成員的視頻，系統允許同時廣播多路語音、視頻。
2、查看視頻
在非主控模式下，會議成員間可以相互自由查看視頻，一般比較先進的系統每個用戶一次能查看8路視頻。
3、電子白板
系統提供多塊白板，與會人員都可通過白板進行繪制矢量圖，可以進行文字輸入、粘貼圖片等。在主控模式，主持可以禁止其他人使用白板。
4、圖庫編輯器
會議成員可以將事先用圖庫編輯器編輯好的圖形載入系統的白板上。
5、演講稿列表區
會議發言人可以事先或在會議進行時，把準備好的演講稿放在演講稿列表區，當被主持人列為當前發言人時，可以將該文檔同步展示給大家。
6、網頁同步
會議成員可以引導大家上某一個具體網站，共同分析問題。
7、座位列表顯示區
顯示參與會議的人數和各自狀態，可用來查看視頻和賦予發言權。
8、屏幕廣播
當被主持人指定為當前發言人時，可以把自己的屏幕廣播給所有的會議成員。、
9、文字討論
會議成員可以通過會議系統中的文字聊天系統與全部、部分會議成員或其中某一位成員進行文字聊天、發送信息。另外，系統具有的詞典過濾功能可以過濾那些經常出現的不文明詞匯。
10、系統消息
顯示會議系統發生的事件，如其他人查看你的視頻、系統中的發言、主持人的部分系統操作等。
11、會議投票
在會議進行中，會議主持人可以就某一問題，提出幾個不同觀點，通過會議投票系統可以了解人們對各種觀點的支持率，領導可借此實現快速判斷決策。
12、發送文件
在會議開始之前或會議進行中，發言人可以把自己的演講稿發送給與會者。
13、程序共享
視頻會議的輔助功能，主要用來解決協同辦公時相互之間的緊密協作問題。該功能是由發言人把自己的操作的程序共享給大家，在主持人的引導下，其他會議成員可以共同操作該程序。
14、主持助理
在會議過程中，主持人正在演講，主持助理可以擁有主持人賦予的部分權限。如：主控模式下，當有人舉手時，主持助理就可以為主持人處理發言請求，主持助理就可以事先與舉手的會議成員進行溝通，通過試聽功能控制舉手人員的發言質量，同時也可以在不影響會議進程下協商發言的內容(主要用于正規的、人數較多的會議中)。
15、試聽功能
主持人或主持助理在讓某人發言前，能夠通過試聽功能確認發言人能否把聲音傳輸給大家，同時可把聲音效果調整到最好。
16、會議錄制
在會議進行中，會議錄制功能能把整個會議錄制下來，供會后編輯、參考、存檔。
17、遠程設置
為確保會議順利進行，主持人通過遠程設置，可以把會議成員使用的帶寬調整到合適的范圍。
18、踢出會議室
強大的控制功能，能輕松地把不遵守紀律的會議成員請出會議室。
19、設為發言人
主持人可以把某一會議成員設為當前發言人，該成員就可以廣播自己的屏幕、把他的演講稿展示給與會人員。
20、系統設置
會議成員可以根據網絡環境情況，選擇相應的視頻壓縮格式，從而調整系統所需帶寬，保證會議能以最好的效果進行。
21、用戶管理
可以靈活地添加、刪除能夠使用會議系統的用戶，可以靈活地修改已有的用戶信息，避免沒有權限的其他人員進入會議系統，干擾會議的正常進行。
視頻技術帶來的“便利、效率的提高、成本的控制”已經深入人心。隨著中國寬帶建設的推進，視頻技術的更新發展，系統成本的進一步降低，視頻會議將得到更廣泛的普及。